Định khoản kế toán: Các loại, nguyên tắc và cách lập nhanh nhất

Định khoản kế toán là quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống tài khoản kế toán theo đúng nguyên tắc hiện hành. Đây là bước cốt lõi giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực tình hình tài chính, phục vụ cho việc lập báo cáo minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Tuy nhiên, định khoản không đơn thuần là ghi Nợ – Có mà đòi hỏi người thực hiện phải hiểu rõ bản chất nghiệp vụ, mối quan hệ giữa các tài khoản và các quy định liên quan.

Đối với người mới học kế toán, định khoản là một kỹ năng nền tảng nhưng cũng là thử thách lớn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm ghi nhận bút toán, các nguyên tắc cơ bản và hướng dẫn cách định khoản dễ hiểu. Mời bạn theo dõi!

Văn bản pháp luật quy định về định khoản kế toán

Luật Kế toán 2015: Quy định về công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, dịch vụ kế toán, quản lý nhà nước và tổ chức nghề nghiệp kế toán.
Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn kế toán cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế, không áp dụng cho việc xác định nghĩa vụ thuế đối với ngân sách Nhà nước.
Thông tư 133/2016/TT-BTC: Nguyên tắc ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và vừa không được sử dụng để xác định nghĩa vụ thuế đối với ngân sách Nhà nước.

Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán là quá trình xác định tài khoản nào sẽ ghi Nợ, tài khoản nào sẽ ghi Có khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kèm theo số tiền tương ứng. Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong việc ghi sổ kế toán, đảm bảo phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Theo nguyên tắc kế toán được nêu tại Luật Kế toán 2015, mỗi nghiệp vụ kế toán đều phải được ghi chép đầy đủ, đúng thời điểm và đúng đối tượng liên quan.

Có hai dạng định khoản cơ bản:

Định khoản đơn giản: Chỉ liên quan đến hai tài khoản kế toán tổng hợp, ví dụ: khi doanh nghiệp mua hàng hóa trả ngay, kế toán ghi Nợ TK 156 (Hàng hóa), Có TK 111 (Tiền mặt).
Định khoản phức tạp: Bao gồm từ ba tài khoản trở lên, ví dụ: khi mua hàng hóa có thuế GTGT và chưa thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 156, Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ), Có TK 331 (Phải trả người bán).

Các định khoản kế toán cơ bản

Dưới đây là các định khoản kế toán thường gặp mà kế toán viên cần nắm rõ:

Định khoản giao dịch phát sinh: Ghi nhận những giao dịch hằng ngày như mua bán hàng hóa, thu – chi tiền mặt.
Định khoản điều chỉnh: Dùng vào cuối kỳ để điều chỉnh các khoản chưa phát sinh nhưng cần phản ánh sớm, như chi phí lương, khấu hao tài sản.
Định khoản nhiều tài khoản: Khi một giao dịch liên quan đến từ ba tài khoản trở lên, kế toán cần tách chi tiết từng phần. Ví dụ: mua hàng chịu thuế giá trị gia tăng, vừa ghi nhận hàng, vừa ghi nhận thuế.
Định khoản chuyển khoản nội bộ: Áp dụng khi chuyển tiền giữa các tài khoản trong cùng hệ thống công ty, ví dụ chuyển từ tài khoản ngân hàng sang tiền mặt.

Nguyên tắc định khoản và sử dụng tài khoản kế toán

Việc định khoản và sử dụng tài khoản kế toán cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng để đảm bảo số liệu chính xác và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nguyên tắc định khoản kế toán

Nguyên tắc định khoản kế toán là những quy tắc cơ bản và bắt buộc trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kế toán. Cụ thể:

Mỗi giao dịch phải ghi nhận vào ít nhất hai tài khoản, một tài khoản Ghi Nợ và một tài khoản Ghi Có.
Tổng số tiền Ghi Nợ phải bằng tổng số tiền Ghi Có, đảm bảo sự cân đối trong hệ thống sổ sách kế toán.
Thứ tự ghi nhận, định khoản phải Ghi Nợ trước, sau đó Ghi Có.
Công thức tính số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.

Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán

Các tài khoản kế toán đóng vai trò ghi nhận các nghiệp vụ tài chính và quản lý, theo dõi và kiểm tra hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, khi hạch toán, kế toán viên cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng các tài khoản để tránh dẫn đến các sai sót trong việc quản lý dòng tiền ở doanh nghiệp.

Tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán được quy định cụ thể trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Mỗi tài khoản kế toán sẽ có một mã số và tên gọi cụ thể để phản ánh rõ bản chất của các nghiệp vụ tài chính. Kế toán viên cần dựa trên bản chất giao dịch để ghi nhận để đảm bảo tính đồng nhất và chuẩn xác trong hệ thống các quy trình kế toán trong doanh nghiệp.
Phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ cho mỗi giao dịch kế toán đảm bảo rằng các báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán viên cần phân tích kỹ lưỡng từng nghiệp vụ phát sinh để xác định tài khoản nào sẽ được sử dụng.
Không bù trừ giữa các tài khoản để tránh tạo ra sự sai lệch trong báo cáo tài chính và khiến thông tin tài chính của doanh nghiệp không phản ánh trung thực tình hình hoạt động. Nếu doanh nghiệp có khoản công nợ phải thu từ khách hàng và khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế toán không được phép bù trừ số tiền này vào các tài khoản khác.
Áp dụng nguyên tắc ghi nhận đúng thời điểm và đúng phương pháp dồn tích. Điều này có nghĩa mọi giao dịch phải được hạch toán ngay khi phát sinh và cần có chứng từ hợp lệ để đảm bảo tính hợp pháp.

Hướng dẫn cách định khoản kế toán cơ bản

Mỗi giao dịch tài chính, dù lớn hay nhỏ, đều cần được ghi nhận đúng tài khoản để phản ánh đúng tình hình tài chính. Dưới đây là quy trình chi tiết cách định khoản kế toán cơ bản và nhanh chóng.

Các bước định khoản kế toán

Bước 1: Phân tích đối tượng và nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Bước đầu tiên trong định khoản kế toán là phân tích các nghiệp vụ tài chính để xác định đối tượng kế toán liên quan. Mỗi giao dịch, như thu tiền bán hàng hay chi tiền mua nguyên vật liệu, sẽ tác động đến các tài khoản kế toán khác nhau. Do đó, việc xác định đúng đối tượng kế toán đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và tuân thủ chuẩn mực kế toán.

Bước 2: Xác định các tài khoản liên quan

Mỗi giao dịch tài chính sẽ được ghi vào các tài khoản phù hợp, giúp phản ánh đúng bản chất. Để làm được điều này, bạn cần xác định chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng theo Thông tư 200 hay 133.

Ngoài ra, các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán Việt Nam phải sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ trong kế toán. Trong trường hợp doanh nghiệp chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ và đáp ứng các tiêu chuẩn, có thể chọn ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán.

Bước 3: Xác định chiều hướng biến động của tài khoản

Sau khi xác định tài khoản liên quan, bước tiếp theo là xác định xem tài khoản đó sẽ tăng hay giảm khi có giao dịch xảy ra. Mỗi tài khoản có quy định riêng về chiều hướng biến động. Ví dụ:

TK 111 – Tiền mặt sẽ tăng khi doanh nghiệp nhận tiền và giảm khi chi tiền.
TK 511 – Doanh thu sẽ tăng khi có doanh thu từ bán hàng.
TK 632 – Giá vốn hàng bán sẽ tăng khi ghi nhận chi phí giá vốn cho hàng hóa đã bán.

Xác định đúng chiều hướng giúp đảm bảo hạch toán chính xác và các báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng doanh nghiệp.

Bước 4: Định khoản kế toán

Trong bước này, kế toán viên sẽ xác định tài khoản nào ghi Nợ và tài khoản nào ghi Có, dựa vào bản chất của giao dịch. Theo đó, bạn cần ghi số tiền chính xác cho mỗi tài khoản để đảm bảo tính chính xác của sổ sách. Việc thực hiện đúng bước này giúp đảm bảo các báo cáo tài chính chính xác, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Ví dụ định khoản kế toán

Giả sử doanh nghiệp bán hàng hóa trị giá 100,000,000 đồng cho khách hàng, thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

Trong giao dịch này, các đối tượng kế toán cần xác định là:

Doanh thu bán hàng: Doanh nghiệp nhận tiền từ việc bán hàng.
Phải thu khách hàng: Doanh nghiệp ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng cho đến khi thanh toán.

Bước 2: Xác định tài khoản liên quan

Dựa trên quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC cần xác định các tài khoản sau:

TK 511 – Doanh thu bán hàng: Tài khoản này ghi nhận các khoản thu từ bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
TK 131 – Phải thu khách hàng: Tài khoản này ghi nhận các khoản tiền mà khách hàng chưa thanh toán.

Bước 3: Xác định chiều hướng biến động của các tài khoản

- TK 511 – Doanh thu bán hàng: Tăng lên vì doanh nghiệp phát sinh doanh thu từ bán hàng hóa.
- TK 131 – Phải thu khách hàng: Tăng lên vì doanh nghiệp ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng.

Bước 4: Định khoản

- Nợ TK 131: 100,000,000 đồng tăng khoản phải thu từ khách hàng.
- Có TK 511: 100,000,000 đồng tăng doanh thu bán hàng.

Các bút toán định khoản kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

Trong kế toán doanh nghiệp, định khoản là bước ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống tài khoản kế toán nhằm phản ánh chính xác tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là bảng tổng hợp các bút toán kế toán cơ bản thường gặp trong doanh nghiệp:

Nội dung định khoản kế toán	Tài khoản Nợ	Tài khoản Có
Mua hàng hóa, vật tư nhập kho	152, 153, 156	111, 112, 331
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ	1331	111, 112, 331
Mua tài sản cố định	211	112, 331
Ghi nhận khấu hao tài sản cố định	641, 642, 627, 154	214
Thanh toán lương cho người lao động	334	111, 112
Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ (phần DN chịu)	641, 642, 627, 154	3382, 3383, 3384, 3385
Trích các khoản bảo hiểm (phần trừ vào lương NLĐ)	334	3382, 3383, 3384, 3385
Bán hàng hóa, dịch vụ	131, 111, 112	511, 3331
Ghi nhận giá vốn hàng bán	632	156, 155, 154
Thu tiền khách hàng, nhận vốn góp	111, 112	131, 411
Mua CCDC sử dụng ngay	242, 241	111, 112, 331
Phân bổ CCDC vào chi phí	641, 642, 154	242, 241
Kết chuyển doanh thu	511, 515, 711	911
Kết chuyển chi phí	911	632, 641, 642, 635, 811
Tính và kết chuyển thuế TNDN	821	3334

Việc nắm rõ và áp dụng đúng các bút toán trong bảng định khoản kế toán theo Thông tư 200 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản lý tài chính, hoạch định chiến lược phát triển.

Những lưu ý khi thực hiện định khoản kế toán

Định khoản kế toán đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, vì đây là cơ sở để lập báo cáo tài chính và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm quan trọng mà kế toán viên cần nắm rõ khi thực hiện định khoản:

Tuân thủ nguyên tắc ghi Nợ trước – Có sau.
Tổng giá trị Nợ luôn phải bằng tổng Có, bảo đảm nguyên tắc cân đối kép.
Xác định đúng tính chất tài khoản là cơ sở để định khoản đúng chiều tăng/giảm.
Không ghi đồng thời bên Nợ và Có trong cùng một dòng.
Một số tài khoản không có số dư cuối kỳ như các tài khoản doanh thu, chi phí từ nhóm 5 đến nhóm 9, cuối kỳ sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, nên không còn số dư.

Thuế Duy Tân giải pháp kế toán toàn diện cho doanh nghiệp

Các giải pháp kế toán Thuế Duy Tân:

Dịch vụ kế toán trọn gói: Hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ kế toán và thuế cho doanh nghiệp: từ kiểm tra chứng từ, hạch toán số liệu đến lập và nộp báo cáo thuế định kỳ, báo cáo tài chính, và quyết toán cuối năm.
Dịch vụ lập báo cáo thuế: Thực hiện kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN theo quy định; rà soát hóa đơn, chứng từ để đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ luật thuế về các báo cáo thuế phải nộp theo quý/năm.
Dịch vụ cho thuê kế toán trưởng: Cung cấp nhân sự kế toán trưởng giàu kinh nghiệm để quản lý hệ thống kế toán nội bộ, kiểm soát số liệu, tư vấn chính sách thuế và lập báo cáo tài chính đúng chuẩn mực.
Dịch vụ quyết toán thuế: Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra dữ liệu và đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi có yêu cầu quyết toán thuế TNCN hoặc TNDN.
Dịch vụ hoàn thuế GTGT và TNCN: Tư vấn, kiểm tra hồ sơ và đại diện doanh nghiệp nộp, giải trình với cơ quan thuế để đảm bảo quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.
Dịch vụ kê khai thuế định kỳ: Thực hiện kê khai các loại thuế liên quan như GTGT, TNCN, TNDN hàng tháng/quý, giúp doanh nghiệp nắm bắt nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý.
Dịch vụ làm sổ sách kế toán: Thiết lập, kiểm tra và điều chỉnh hệ thống sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành, giảm thiểu rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Bài viết trên đã cung cấp toàn bộ thông tin về vai trò và quy trình định khoản kế toán trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc thực hiện định khoản chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sổ sách kế toán minh bạch mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về các quy định kế toán, Thuế Duy Tân luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp bạn trong việc thực hiện định khoản kế toán chính xác và minh bạch. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề liên quan đến kế toán và thuế một cách hiệu quả và tiết kiệm.